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Office People Personalmanagement Personalmanagement

Datenschutzerklärung

Inhalt dieser Erklärung

1. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

2. Datenverarbeitung beim Besuch dieser Webseite

3. Hinweise zum Datenschutz für Bewerber

4. Hinweise zum Datenschutz für Geschäftspartner

 

1. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

In diesem Abschnitt finden Sie allgemeine Informationen, die für alle in dieser Erklärung behandelten Verarbeitungen gelten. In den folgenden Abschnitten finden sich spezifische Informationen zu einzelnen Verarbeitungsvorgängen und Betroffenengruppen.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:

Office People Personalmanagement GmbH
Königsstraße 60
48143 Münster
Deutschland

Telefon: +49 (0) 2521 / 82552-0
E-Mail: beckum@office-people.de

Datenschutzbeauftragter

KJP TreuConsult GmbH
Berliner Str. 131
33330 Gütersloh

Alexander Prinz (Rechtsanwalt)
Patrick Huntowski (IT-Kaufmann)

Telefon: +49 (0) 5241 / 40307-0
Telefax: +49 (0) 5241 / 40307-600

E-Mail: prinz@kjp-web.de, huntowski@kjp-web.de

Ihre Datenschutzrechte

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit gegenüber dem Verantwortlichen widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind von einem Widerruf somit nicht betroffen. Bitte beachten Sie auch, dass wir trotz Widerrufs der Einwilligung unter Umständen Ihre personenbezogenen Daten ganz oder teilweise auf der Grundlage eines gesetzlichen Erlaubnistatbestandes weiterhin verarbeiten dürfen.

Speicherdauer

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist, beziehungsweise so lange wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung haben und dieses Ihr Interesse an der Einstellung der Speicherung überwiegt.

Sind die Daten für die Erfüllung des Verarbeitungszwecks oder vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sein denn, deren befristete Weiterverarbeitung ist aus rechtlichen Gründen erforderlich oder wir haben ein berechtigtes Interesse an der weiteren Verarbeitung.

Im Falle eines nicht erfolgreichen Bewerbungsverfahrens löschen wir Ihre Daten im Regelfall nach Ablauf von sechs Monaten, sofern Sie uns keine Einwilligung zur Speicherung in unserer Bewerberdatenbank erteilt haben. Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Aufnahme in unsere Bewerberdatenbank erteilt haben, speichern wir die Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung oder ggf. bis zu deren Ablaufdatum.

Die personenbezogenen Daten, die wir zur Erfüllung der Archivierungspflichten speichern müssen, werden bis zum Ablauf der jeweiligen Archivierungspflicht gespeichert. Soweit wir personenbezogene Daten nur zur Erfüllung von Archivierungspflichten speichern, werden die Daten in der Regel gesperrt, so dass auf diese nur zugegriffen werden kann, wenn es für den Zweck der Archivierungspflicht erforderlich ist.

Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung Ihrer Daten an uns ist für Sie grundsätzlich freiwillig.

Bestimmte Daten müssen wir jedoch verarbeiten, um Ihnen z.B. eine Anfrage beantworten zu können oder Sie in einem Bewerbungsverfahren berücksichtigen zu können. Stellen Sie uns die entsprechenden Daten nicht zur Verfügung, können wir Ihr Anliegen unter Umständen nicht bearbeiten.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

 

2. Datenverarbeitung beim Besuch unserer Website

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Cookies

Die Internetseiten verwenden teilweise so genannte Cookies. Diese dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert.

Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte “Session-Cookies”. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

Browsertyp und Browserversion

verwendetes Betriebssystem

Referrer URL

Hostname des zugreifenden Rechners

Uhrzeit der Serveranfrage

IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Google Web Fonts

Diese Seite nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Web Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Web Fonts in ihren Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen.

Zu diesem Zweck muss der von Ihnen verwendete Browser Verbindung zu den Servern von Google aufnehmen. Hierdurch erlangt Google Kenntnis darüber, dass über Ihre IP-Adresse unsere Website aufgerufen wurde. Die Nutzung von Google Web Fonts erfolgt im Interesse einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.

Wenn Ihr Browser Web Fonts nicht unterstützt, wird eine Standardschrift von Ihrem Computer genutzt.

Weitere Informationen zu Google Web Fonts finden Sie unter https://developers.google.com/fonts/faq und in der Datenschutzerklärung von Google: https://www.google.com/policies/privacy/.

Google Maps

Diese Website verwendet den Kartendienst Google Maps über ein API. Google Maps wird von Google bereitgestellt. Damit Sie die Funktionen von Google Maps nutzen können, muss Ihre IP-Adresse gespeichert werden. Diese Daten werden meist auf einen Google-Server in den USA übertragen und dort gespeichert. Auf diese Datenübertragung hat der Betreiber dieser Website keinen Einfluss. Weitere Informationen über den Umgang mit Benutzerdaten finden sie unter dem Datenschutzhinweis von Google: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/.

Links zu anderen Internetangeboten

Unsere Website bietet auch Links zu anderen Angeboten (einschließlich unserer Online-Präsenz auf Facebook und XING). Diese Links sind keine „Social Plug-Ins“ (d.h. Schaltflächen, über die der das entsprechende Angebot bereitstellende Betreiber bereits beim Zugriff auf unsere Website Informationen über die Benutzer unserer Website erheben kann). Bitte beachten Sie jedoch, dass beim Zugriff auf dieses andere Angebot durch den Betreiber dieses Angebotes Informationen (möglicherweise einschließlich personenbezogener Daten) über Ihren Besuch erhoben werden können. Weitere Informationen enthält der Datenschutzhinweis des Betreibers des entsprechenden Angebotes.

Übermittlung an Dritte

In der Regel werden Ihre personenbezogenen Daten in unserem Unternehmen verarbeitet. Zugriff haben in der Regel nur bestimmte Funktionen, die diesen Zugriff für ihre Aufgabenerledigung benötigen.

Soweit gesetzlich zulässig, können wir Ihre personenbezogenen Daten auch an Dritte außerhalb unseres Unternehmens weitergeben. Insbesondere können wir Daten an von uns beauftragte Dienstleister, sowie deren Subunternehmer weitergeben, sofern dies für die Erbringung der Dienste erforderlich ist (insbesondere Auftragsverarbeiter, Versandunternehmen, Kreditinstitute), sowie nichtöffentliche und öffentliche Stellen, soweit wir aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen zur Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet sind.

Datenübermittlung in Drittstaaten

Im Rahmen unserer Webanalysedienste, Plug-Ins und Tools sowie im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website und der Kontaktaufnahme mit uns können Informationen an Empfänger in „Drittländern“, insbesondere den USA, übermittelt werden (z.B. an Google). „Drittländer“ sind Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Vor einer Übermittlung werden wir sicherstellen, dass beim Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist.

Sofern kein „Angemessenheitsbeschluss“ der Europäischen Kommission vorliegt, können wir Daten insbesondere auch aufgrund von mit einem Empfänger vereinbarten „EU-Standardvertragsklauseln“ oder aufgrund der Einhaltung der Grundsätze des sogenannten „Privacy Shield“ zwischen der EU und den USA übermitteln.

Informationen über die eingesetzten Garantien, sowie die entsprechenden Vereinbarungen erhalten Sie beim Verantwortlichen oder dem Datenschutzbeauftragten. Informationen über die Teilnehmer des Privacy Shield zwischen der EU und den USA erhalten Sie unter: www.privacyshield.gov/list; für Informationen zu den EU-Standardvertragsklauseln besuchen Sie bitte: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2010:039:0005:0018:DE:PDF und Informationen zu den Angemessenheitsbeschlüssen finden Sie hier: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/adequacy-protection-personal-data-non-eu-countries_en#dataprotectionincountriesoutsidetheeu.

Zwecke der Datenverarbeitungen und Rechtsgrundlagen

Die möglicherweise in den Logfiles enthaltenen personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um Ihnen die Nutzung unserer Website zu ermöglichen; die Verarbeitung erfolgt gemäß § 15 Abs. 1 deutsches Telemediengesetz (TMG), und Artikel 6 Abs. 1 f) DSGVO zur Wahrung unseres berechtigten Interesses am Betreiben unserer Website.

Die über Cookies erhobenen Daten (einschließlich Webanalysedienste, Plug-Ins und Tools) und die pseudonymisierten Benutzerprofile werden zu Werbe- und Marktforschungszwecken sowie zwecks benutzerfreundlicher Gestaltung unserer Website auf der Grundlage von § 15 Abs. 3 TMG und Artikel 6 Abs. 1 f) DSGVO zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an einer Analyse der Nutzung und der benutzerfreundlichen Gestaltung unserer Website verarbeitet.

Die Datenverarbeitung im Rahmen der Beantwortung einer Anfrage stützt sich auf Artikel 6 Abs. 1 f) DSGVO zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an der Herstellung und Pflege von Geschäftskontakten. Soweit sich Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrages oder auf vorvertragliche Maßnahmen bezieht, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 b) DSGVO, im Rahmen von Beschäftigungsverhältnissen auf Grundlage von § 26 BDSG.

Wir können die im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung unserer Website verarbeiteten personenbezogenen Daten auch zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen verarbeiten, denen wir unterliegen; dies geschieht aufgrund Artikel 6 Abs. 1 c) DSGVO.

Gegebenenfalls verarbeiten wir personenbezogene Daten außer zu den oben genannten Zwecken auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen Dritter; dies geschieht aufgrund Artikel 6 Abs. 1 f) DSGVO. Zu unseren berechtigten Interessen gehören die Geltendmachung von Rechtsansprüchen und die Verteidigung unserer Interessen bei Rechtsstreitigkeiten, die Verhütung und Aufklärung von Straftaten sowie die Leitung und Weiterentwicklung unserer Geschäftstätigkeit einschließlich Risikomanagement.

 

3. Datenschutz für Bewerber

Verarbeitete Datenkategorien

Wir können im Rahmen des Bewerbungsverfahrens insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeiten:

  • Stammdaten (Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort, Ausbildung, beruflicher Werdegang, besondere Kenntnisse etc.)
  • Kontaktdaten, z.B. Anschrift, Email, Telefonnummern
  • Sofern erforderlich, weitere Dokumente wie Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisse, Gültigkeitsdaten von Ausweispapieren
  • Mit Ihnen ausgetauschte Korrespondenz
  •  Verbindungsdaten bei Telefonkontakt (Nummer, Zeitpunkt, Gesprächsdauer)
  •  Fotos, die Sie uns zur Verfügung stellen oder die im Rahmen von Veranstaltungen, deren Teilnehmer/Besucher Sie sind,oder im Rahmen eines Bewerbungsgespräches freiwillig gemacht werden
  •  personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Bonitätsinformationen der Creditreform) zulässigerweise verarbeiten dürfen

Die vorgenannten Daten erhalten wir (mit Ausnahme des letztgenannten Punktes) im Regelfall direkt von Ihnen. Sollten wir die Daten aus anderen Quellen erhalten, werden wir Sie darüber gesondert informieren.

Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage von § 26 BDSG zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Zweck hierbei ist die Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Nach Abschluss eines erfolglosen Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir Ihre Daten noch für sechs Monate auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO, insbesondere zur Abwehr etwaiger Ansprüche.

Sofern Sie uns Ihre Einwilligung zur Aufnahme in unsere Bewerberdatenbank erteilt haben, verarbeiten wir Ihre Daten zur Auswahl geeigneter Beschäftigungsoptionen für Sie. Rechtsgrundlage hierfür ist § 26 Abs. 2 BDSG in Verbindung mit Ihrer Einwilligung.

Übermittlung an Dritte

In der Regel werden Ihre personenbezogenen Daten in unserem Unternehmen verarbeitet. Zugriff haben in der Regel nur bestimmte Funktionen, die diesen Zugriff für ihre Aufgabenerledigung benötigen.

Soweit gesetzlich zulässig, können wir Ihre personenbezogenen Daten auch an Dritte außerhalb unseres Unternehmens weitergeben. Insbesondere können wir Daten an von uns beauftragte Dienstleister, sowie deren Subunternehmer weitergeben, sofern dies für die Erbringung der Dienste erforderlich ist (insbesondere Auftragsverarbeiter, Versandunternehmen, Kreditinstitute), sowie nichtöffentliche und öffentliche Stellen, soweit wir aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen zur Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet sind.

Für den Fall, dass Sie sich auf eine "externe" Position im Rahmen einer Personalvermittlung oder Arbeitnehmerüberlassung beworben haben, gilt ergänzend:

Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten des Bewerbers erfolgt an (potenzielle) Kunden von Office People, soweit dies im Rahmen der Anbahnung von Arbeitnehmerüberlassungsverhältnissen und der Personalvermittlung erforderlich ist. Die Erforderlichkeit richtet sich nach dem Tätigkeits- und Kompetenzprofil des Bewerbers, soweit eine Arbeitnehmerüberlassung oder Personalvermittlung bei einem (potenziellen) Kunden von Office People als möglich erscheint. Hierzu wird ein Profil aus den von Ihnen gemachten Angaben erstellt, das die folgenden Informationen enthalten kann: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Wohnort, Lichtbild, Schulbildung, Ausbildung, beruflicher Werdegang, besondere Kenntnisse und Ihre zeitliche Verfügbarkeit. Dieses Profil wird unseren Kunden zur Prüfung eines möglichen Einsatzes übersandt.

Datenübermittlung in Drittstaaten

Eine Übermittlung Ihrer Bewerberdaten in Staaten außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.


4. Datenschutz für Geschäftspartner

Verarbeitete Datenkategorien

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogenen Daten:

  • Persönliche Informationen, z.B. Name, Position, geschäftliche Kontaktdaten (insb. Anschrift, Telefon, Email).
  • Weitere geschäftliche Informationen, z.B. Ihre Branche, frühere Geschäftsaktivitäten, Geschäftsverlauf bei uns
  • Weitere persönliche Informationen, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben (z.B. Ihr Geburtstag)
  • Vertragsdaten (insb. Kundennummer, Bankverbindung, Steuernummer/USt-ID)
  • Bonitätsinformationen
  • Bankinformationen
  • personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Bonitätsinformationen der Creditreform, berufsbezogene soziale Netzwerke wie XING oder LinkedIn) zulässigerweise verarbeiten dürfen


Die vorgenannten Daten erhalten wir (mit Ausnahme des letztgenannten Punktes) im Regelfall direkt von Ihnen. Weitere Daten können wir ggf. von Ihrem Arbeitgeber, Ihren Kollegen oder Dritten erhalten oder aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Internetpräsenz Ihres Unternehmens, berufsbezogene soziale Netzwerke) erheben.

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Anbahnung und Durchführung unserer Geschäftsbeziehung, zur Erfüllung rechtlicher Pflichten und soweit dies für unsere berechtigten Interessen erforderlich ist, es sei denn, Ihre Interessen oder Grundrechte und -pflichten überwiegen.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSVGO oder Ihre Einwilligung, soweit Sie uns eine solche erteilt haben.

Übermittlung an Dritte

In der Regel werden Ihre personenbezogenen Daten in unserem Unternehmen verarbeitet. Zugriff haben in der Regel nur bestimmte Funktionen, die diesen Zugriff für ihre Aufgabenerledigung benötigen.

Soweit gesetzlich zulässig, können wir Ihre personenbezogenen Daten auch an Dritte außerhalb unseres Unternehmens weitergeben, sofern dies zur Durchführung unserer Geschäftsbeziehung oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist. Insbesondere können wir Daten an von uns beauftragte Dienstleister, sowie deren Subunternehmer weitergeben, sofern dies für die Erbringung der Dienste erforderlich ist (insbesondere Auftragsverarbeiter, Versandunternehmen, Kreditinstitute), sowie nichtöffentliche und öffentliche Stellen, soweit wir aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen zur Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet sind.

Datenübermittlung in Drittstaaten

Eine Übermittlung Ihrer Bewerberdaten in Staaten außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.

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